GTD con iOS y Microsoft Exchange (Parte 4) : Recordatorios con Siri

Una de las grandes ventajas (en teoría) de usar Recordatorios es la posibilidad de usar Siri. Estoy convencido que Siri tiene un gran potencial que no se aprovechar, así que me he propuesto tratar de explotarlo.

El principal problema que encontramos, y que ya comenté en el primer artículo de esta serie, es el idioma. Siri solo habla un número limitado de idiomas, así que si tenemos el dispositivo configurado con un idioma diferente del de Siri, nos va a tocar cambiarlo.


Aquí os dejo una serie de comandos con el formato que entiende Siri para realizar las procesos más simples de la creación de tareas.

Es importante evitar que las listas de diferentes cuentas tengan el mismo nombre. Así podremos decirle a Siri en que lista queremos dejar una tarea.

Comandos de Siri

Añadir una tarea a una hora
Formato:

Recordar <fecha> <hora> <tarea a recordar> 

Ejemplo:
Yo: Recordar el jueves a las 10 llamar a Microsoft.

Añadir una tarea a una lista
Formato:

Recordar <tarea a recordar> en lista <nombre de lista>

Ejemplo:
añadir cosas el comando de Siri seria:

Yo: Recordar quitar nodo del Lync del clúster en lista Urgente .

GTD con iOS y Microsoft Exchange (Parte 3) : Recordatorios

Sigo con el proceso en el que pretendo conseguir usar los Recordatorios de iOS vinculados con una cuenta de MS Exchange como herramienta de soporte al usar la metodología de GTD.

El primer paso es configurar la cuenta Exchange en el iOS como si se tratara de una cuenta de correo normal. Cuando nos pida que servicios queremos sincronizar, tenemos que indicarle que queremos sincronizar los Recordatorios.

He comprobado que la mejor manera de tener sincronizados los recordatorios del dispositivo móvil con la cuenta de Exchange es activando la sincronización por Push. Con la sincronización manual no funciona bien y no se actualizan correctamente las tareas cuando las creas en un sitio o las marcas como realizadas en el otro.

La cuenta de iCloud también tiene la opción de sincronizar los recordatorios con otros dispositivos de Apple. Yo uso esta cuenta para almacenar la lista de los recordatorios personales.

GTD con iOS y Microsoft Exchange (Parte 2) : Wunderlist

Como comente en el post anterior, mi objetivo final es usar para el GTD el Recordatorios de iOS con Siri y sincronizado con Exchange. Sigo trabajando en ello, adaptando el método que usaba con Wunderlist a este nuevo sistema.

Cuando empeze con esto del GTD, me encontre con un par de necesidades para poder gestionar las tareas sin volverme loco. Entre las diferentes opciones que encontre (Trello, RememberTheMilk,Tasks) Wunderlist era la que era la más sencilla de utilizar, compatible con todos los dipositivos y que incluía notificaciones.

• Porque sencilla? porque cuando más completo és una herramienta, más complejo es de gestionar y más tiempo requiere. La idea es que puedas introducir lo más rapido posible en tu lista para poder registrarlas y olvidarte de ellas hasta que sea el momento de realizarlas. 
• Porque compatible con todos los dispositivos? podria gestionarlo todo desde una único dispositivo y tal vez seria más sencillo, pero para Procesar y Organizar las tareas es más comodo hacerlo con un teclado y raton y en una grande que con una pantalla de telefono. Tambien es compatible con Android. 
• Para que las notificaciones? Aunque se supone que tenemos planificadas las tareas que vamos a realizar durante el dia de hoy, siempre va bien tener añadir una alerta de alguna tarea, realizar una llamada, etc...

Como organizo las tareas con Wunderlist

Wunderlist tiene cuatro de listas automáticas y predeterminadas muy útiles y que he podido aprovechar:

• Bandeja de entrada: Aquí es donde automáticamente entran todas las tareas que apunto, y se quedan a la espera de ser ordenadas. 
• Destacados: Existe una etiqueta especial para destacar ciertas tareas. 
• Hoy: Las tareas que tienen fecha límite para hoy ( o más antiguas y se están acumulando! Hay que hacer algo!!) 
• Semana: Las próximas tareas a una semana vista. 

Después tengo una serie de listas y carpetas de listas para poder organizarme. Concretamente tengo:

• Lista de la compra: Una lista de la compra compartida con mi pareja 
• Trabajo 
• Importante: La lista de las cosas a hacer. 
• Urgente: Como dice Fito, no siempre lo Urgente es lo Importante, pero las Urgencias son las urgencias y si no se apagan los fuegos se te quema, el Arbol, el Bosque y todo el Active Directory. 
• Algún dia: Cajon desastre de tareas que seguramente no llegaran a buen puerto y están a la espera que las borre definitivamente. 
• Pendiente: Las tareas que quedan pendientes de que otra persona algo. 
• Personal
• Proyectos: Una lista de ideas que se me van ocurriendo y que hace falta desarrollar y desglosar.
• Personal: Las tareas personals que tengo que hacer. Llevar el coche al tallar, colgar tal cuadro, Ir a recoger resultados, etc. Ese tipo de cosas. 
• Debo o me deben: Una lista con las cosas que me han prestado o he prestado y que estaría devolver o recuperar algún día. 

Como proceso las tareas

1. Cuando alguien interrumpe lo que sea que estoy haciendo y me pide que haga algo, si no és una urgencia o lo puedo realizar en menos de 2 minutos, lo escribo como una tarea por alguno de los múltiples métodos de entrada que ofrece Wunderlist: widgets, email, plugins, etc.
2. Cada dos horas o cada vez que he completado dos tareas reviso la Bandeja de Entrada para procesar y organizar la tareas. La asigno a una lista según su prioridad y propongo una fecha en la que voy a realizarla.Una vez completo el dia, media hora antes de irme para casa, vuelvo a revisar la Bandeja de Entrada para que no me haya quedado ninguna tarea pendiente de revisar. 
3. Después reviso las tareas que tengo programadas para el día siguiente, muchas de ellas según el criterio que según la propuesta que hice cuando la procesé por primera vez. Reviso las tareas para el día siguiente y compruebo que no haya ninguna que tenga prioridad y que sea necesario adelantar la fecha de acción.
4. Una vez llego al trabajo por la mañana, solo tengo que revisar la lista de tareas para Hoy y pasar a la acción.  

GTD con iOS y Microsoft Exchange (Parte 1)

Antes de nada, si lee esto algún purista de GTD que no explote de indignación y ruego que me perdone, he interpretado el método a mi manera, a mi me funciona. Pero si alguien cree que hay cosas que puedo mejorar, le agradecere que me lo comente. 

Uno de los principales problemas que me encuentro a la hora de trabajar es la necesidad de controlar a que dedico el tiempo, algo que es bastante difícil entre los proyectos que están en marcha, los que me gustaría poner en marcha, los que me piden que colabore y las interrupciones habituales en un Administrador de Sistemas (altas de usuario express, bajas fulminantes, asignaciones de quota superimportantes, recuperaciones a vida o muerte...) .

Intente varias opciones para lograr mantener el control: decir que sí a todo, decir que no a todo, aislarme en una burbuja, responder solo a las peticiones de mi jefe, etc. Ninguna de ellas logro un buen resultado, si bien con algunas lograba acabar mi trabajo en tiempo record, en la mayoria de ocasiones el precio era el ostracismo y la marginación de los compañeros. En algún momento tal vez tenga que volver a valorar si esta era el precio o la recompensa.

Un buen dia procastinando entre blogs y artículos web alguien escribía sobre el método Getting Things Done de David Allen (GTD), un método para gestionar el tiempo basado en varios conceptos, como el de divide y vencerás y en la idea de concentrar la mente en una sola tarea a la vez. Para tener una idea general, el método de David Allen consiste en cinco principios:

1. Recopilar todas las tareas en una lista, que podemos llamar Bandeja de Entrada. 
2. Procesar, analizar y dividir todas las tareas en subtareas, hasta el punto en que estas tareas no se puedan dividir más. 
3. Organizar las tareas según prioridades, cuales son Urgentes, cuales son Importantes, cuales pueden esperar, etc... Ademas de ordenar y clasificar las tareas según prioridades se pueden hacer otras divisiones: por proyectos, por clientes, por empleados, etc... Yo prefiero simplificar estas listas lo máximo para hacer el proceso mucho más sencillo. Menos és más. 
4. Revisar las tareas que ya tenias procesadas y organizadas y ver cuales son las que puedes realizar Hoy.  
5. y Hacer las tareas.  

Diagrama de flujo de tareas