Cuando empeze con esto del GTD, me encontre con un par de necesidades para poder gestionar las tareas sin volverme loco. Entre las diferentes opciones que encontre (Trello, RememberTheMilk,Tasks) Wunderlist era la que era la más sencilla de utilizar, compatible con todos los dipositivos y que incluía notificaciones.
- Porque sencilla? porque cuando más completo és una herramienta, más complejo es de gestionar y más tiempo requiere. La idea es que puedas introducir lo más rapido posible en tu lista para poder registrarlas y olvidarte de ellas hasta que sea el momento de realizarlas.
- Porque compatible con todos los dispositivos? podria gestionarlo todo desde una único dispositivo y tal vez seria más sencillo, pero para Procesar y Organizar las tareas es más comodo hacerlo con un teclado y raton y en una grande que con una pantalla de telefono. Tambien es compatible con Android.
- Para que las notificaciones? Aunque se supone que tenemos planificadas las tareas que vamos a realizar durante el dia de hoy, siempre va bien tener añadir una alerta de alguna tarea, realizar una llamada, etc...
Como organizo las tareas con Wunderlist
Wunderlist tiene cuatro de listas automáticas y predeterminadas muy útiles y que he podido aprovechar:- Bandeja de entrada: Aquí es donde automáticamente entran todas las tareas que apunto, y se quedan a la espera de ser ordenadas.
- Destacados: Existe una etiqueta especial para destacar ciertas tareas.
- Hoy: Las tareas que tienen fecha límite para hoy ( o más antiguas y se están acumulando! Hay que hacer algo!!)
- Semana: Las próximas tareas a una semana vista.
Después tengo una serie de listas y carpetas de listas para poder organizarme. Concretamente tengo:
- Lista de la compra: Una lista de la compra compartida con mi pareja
- Trabajo
- Importante: La lista de las cosas a hacer.
- Urgente: Como dice Fito, no siempre lo Urgente es lo Importante, pero las Urgencias son las urgencias y si no se apagan los fuegos se te quema, el Arbol, el Bosque y todo el Active Directory.
- Algún dia: Cajon desastre de tareas que seguramente no llegaran a buen puerto y están a la espera que las borre definitivamente.
- Pendiente: Las tareas que quedan pendientes de que otra persona algo.
- Personal
- Proyectos: Una lista de ideas que se me van ocurriendo y que hace falta desarrollar y desglosar.
- Personal: Las tareas personals que tengo que hacer. Llevar el coche al tallar, colgar tal cuadro, Ir a recoger resultados, etc. Ese tipo de cosas.
- Debo o me deben: Una lista con las cosas que me han prestado o he prestado y que estaría devolver o recuperar algún día.
Como proceso las tareas
- Cuando alguien interrumpe lo que sea que estoy haciendo y me pide que haga algo, si no és una urgencia o lo puedo realizar en menos de 2 minutos, lo escribo como una tarea por alguno de los múltiples métodos de entrada que ofrece Wunderlist: widgets, email, plugins, etc.
- Cada dos horas o cada vez que he completado dos tareas reviso la Bandeja de Entrada para procesar y organizar la tareas. La asigno a una lista según su prioridad y propongo una fecha en la que voy a realizarla.Una vez completo el dia, media hora antes de irme para casa, vuelvo a revisar la Bandeja de Entrada para que no me haya quedado ninguna tarea pendiente de revisar.
- Después reviso las tareas que tengo programadas para el día siguiente, muchas de ellas según el criterio que según la propuesta que hice cuando la procesé por primera vez. Reviso las tareas para el día siguiente y compruebo que no haya ninguna que tenga prioridad y que sea necesario adelantar la fecha de acción.
- Una vez llego al trabajo por la mañana, solo tengo que revisar la lista de tareas para Hoy y pasar a la acción.
